Запрос «бесплатная программа для автосервиса» задают часто, и обычно по нему находится одно и то же: страницы платных систем, которые называют бесплатным пробный период. Это раздражает, поэтому попробуем разобрать вопрос честно — включая то, где мы сами не бесплатны.

Бесплатные варианты действительно существуют. Их четыре, и каждый работает в своих границах.

Вариант 1. Excel или Google Таблицы

Самое распространённое решение в отрасли, и недооценивать его не стоит.

Что получится. Список клиентов и машин, журнал заказов, простой учёт остатков, любые расчёты, какие сможете придумать. Формулы, фильтры, сводные таблицы. Google Таблицы дают доступ с телефона и совместную работу.

Где заканчивается. Не на объёме данных — Excel выдержит тысячи строк. Заканчивается на четырёх вещах:

Целостность. Ничто не мешает поставить деталь на машину и забыть уменьшить остаток. Таблица не связывает заказ со складом — это делает человек, а человек забывает.

Одновременная работа. Двое правят один файл — кто-то теряет изменения. Google Таблицы решают это, но медленно работают на больших листах.

Печатные документы. Заказ-наряд и акт придётся собирать вручную или городить шаблоны со сложными формулами.

История. Кто изменил сумму в заказе и когда — таблица не помнит.

Кому подходит. Одному мастеру с потоком до 20–25 машин в месяц, который сам и принимает, и ремонтирует. Здесь Excel честно закрывает задачу, и переплачивать незачем.

Вариант 2. Бесплатные десктопные программы

В сети есть несколько программ, которые скачиваются и устанавливаются бесплатно, — например, АСУ-Автосервис Lite или ДокуЧёт. Обычно это урезанные версии платных продуктов или проекты энтузиастов.

Что получится. Заказ-наряды, база клиентов и автомобилей, простые печатные формы, иногда учёт остатков. Для одного рабочего места этого может хватать.

Где заканчивается.

Одно рабочее место. Многопользовательский режим почти всегда в платной версии.

Только этот компьютер. Посмотреть данные из дома или с телефона нельзя.

Резервные копии на вас. Полетел диск — база потеряна. Это происходит реже, чем пугают, но когда происходит, восстановить нечего.

Развитие останавливается. У бесплатных проектов нет денег на поддержку. Программа, отлично работавшая на Windows несколько лет назад, однажды перестаёт запускаться, и починить это некому.

Лимиты. В Lite-версиях часто ограничено количество записей или заблокированы склад, зарплата, аналитика — то есть ровно то, ради чего систему в итоге и заводят.

Кому подходит. Небольшому сервису, готовому мириться с одним рабочим местом и самостоятельно делать копии базы. Обязательно проверьте перед установкой, когда программа обновлялась в последний раз: заброшенный проект — это отложенная проблема.

Вариант 3. Бесплатные тарифы универсальных CRM

Некоторые универсальные CRM-системы дают бесплатный тариф с ограничением по числу пользователей.

Что получится. Хорошая работа с клиентами: карточки, сделки, задачи, воронка, история общения, иногда телефония.

Где заканчивается. В том, что это не отраслевое решение. Нет справочников нормо-часов и автомобилей, нет учёта по VIN и госномеру, нет заказ-наряда как документа, нет складского учёта запчастей, нет расчёта зарплаты механиков. Всё это придётся выстраивать самому через кастомные поля — и получится хрупкая конструкция, которую поддерживает один человек в компании.

Кому подходит. Сервису, у которого главная боль — потерянные заявки и обращения, а с учётом ремонтов всё в порядке. Это редкое сочетание, но встречается.

Вариант 4. Бумага

Журнал заказов и тетрадь остатков. Способ, о котором не принято говорить всерьёз, но именно так работает заметная часть небольших сервисов.

Что получится. Ноль затрат, ноль обучения, работает при отключении электричества.

Где заканчивается. Поиск истории по клиенту — это перелистывание журнала. Аналитики нет никакой. Одновременно писать может один человек. И главное — тетрадь не переживает переезд, потоп и увольнение того, кто её вёл.

Кому подходит. Мастеру с пятью машинами в неделю, который держит всех клиентов в голове. Это не ирония: при таком объёме бумага действительно эффективнее, чем любая программа.

Когда бесплатное становится дорогим

Есть несколько признаков, по которым видно, что бесплатный вариант уже стоит вам денег.

Вы не знаете точный остаток по ходовым позициям. Заказали то, что уже лежит на полке, или не заказали то, что кончилось, и машина стоит. Каждый такой случай — это либо замороженные деньги, либо простой поста.

Не можете быстро поднять историю по машине. Клиент спрашивает, что меняли год назад, и вы не отвечаете. Это не только неудобно — это упущенная продажа: по истории видно, что пора менять дальше.

Механики спорят о зарплате. Час на сведение нарядов в конце месяца плюс испорченные отношения — регулярная цена, которая не выглядит ценой.

Не знаете свой средний чек и загрузку постов. Значит, управляете на ощупь. Как считать эти цифры и что они означают, разобрано в статье про отчёты для собственника.

Появился второй человек, которому нужен доступ. Момент, когда любой однопользовательский вариант заканчивается математически.

Простой способ прикинуть цену бесплатного: посчитайте, сколько часов в месяц уходит на сведение данных, поиск истории и разбор расхождений. Умножьте на стоимость часа того, кто это делает. Обычно получается больше, чем подписка.

Про пробные периоды

Отдельно про то, что в выдаче по этому запросу выдаёт себя за бесплатное. Пробный период — не бесплатная программа, это тест-драйв. Но у него есть законное применение: за него можно бесплатно перенести базу, разобраться в системе и понять, подходит ли она вам, — а потом решать.

Мы тоже не бесплатны, и делать вид, что это не так, было бы странно. Регламент Онлайн стоит от 990 ₽ в месяц на тарифе Базовый, и первые 7 дней доступны без привязки карты. За эти 7 дней имеет смысл провести через систему несколько реальных заказов — как это делать, описано в чек-листе выбора программы.

Что выбрать

До 25 машин в месяц, один человек — Excel или бумага. Программа не окупится.

25–60 машин, один-два человека — бесплатная десктопная программа или недорогая облачная подписка. Здесь уже важна история по клиентам и печатные документы. Про этот формат есть отдельная страница — программа для мини-автосервиса.

Больше 60 машин или есть наёмные механики — бесплатные варианты заканчиваются. Не потому, что не хватает функций, а потому, что появляются права доступа, зарплата и склад, а их таблицей не закрыть.

Коротко

Бесплатные программы для автосервиса существуют, и для небольшого потока они честно работают. Их граница проходит там, где появляется второй человек, склад с реальными остатками и необходимость знать свои цифры. Пока этой границы нет — не платите. Когда появится, считайте не цену подписки, а цену часов, которые уходят на ручную работу.