Склад — самая денежная зона автосервиса. Запчасти стоят денег, занимают место, портятся от неправильного хранения и теряются без учёта. Разбираем, как навести порядок: от простого списка в блокноте до полноценного учёта в CRM.
Почему Excel и блокнот не работают
Пока на складе 50 позиций, Excel справляется. Как только ассортимент растёт до 200–500 артикулов — начинается:
- Разные версии файлов. Один Excel на ресепшене, другой у кладовщика, третий у владельца — и везде разные остатки.
- Двойные заказы. Два мастера одновременно заказали одну и ту же деталь, потому что не знали о запасе на полке.
- Потерянные запчасти. Пришла посылка, положили «куда-то» — через неделю клиент ждёт, а деталь «пропала».
- Мёртвый груз. На полке полгода лежат колодки на модель, которая давно не приезжала.
Специализированная программа склада для автосервиса решает эти проблемы одной механикой — резервированием под заказ-наряд.
Базовая модель учёта
Любой склад запчастей описывается тремя величинами:
- Остаток — сколько штук лежит физически.
- Резерв — сколько зарезервировано под активные заказ-наряды.
- Доступно — остаток минус резерв.
Если в системе видно «осталось 3 фильтра, 2 в резерве, 1 доступно» — механик не возьмёт третий фильтр для левого заказа, а кладовщик не закажет лишнего.
Минимальный неснижаемый остаток
Для ходовых позиций (масло, фильтры, колодки, свечи) задайте минимум на полке. Как только остаток падает ниже — система автоматически напоминает о закупке.
Типичный минимум для небольшого СТО:
- Масло 5W-30: 6 л
- Фильтр масляный (ходовые марки): по 3 шт.
- Колодки передние (популярные модели): 2 комплекта
- Свечи зажигания: 8 шт.
Всё остальное заказывается под конкретного клиента — держать склад «на всякий случай» дорого.
Приёмка и оприходование
Каждая пришедшая запчасть должна попасть в систему в момент приёмки:
- Сверка с накладной. Количество и артикулы — до подписи.
- Оприходование в программе с указанием поставщика, цены и даты.
- Маркировка полки. Если запчасть пойдёт на стеллаж — привязка к ячейке.
- Фото. Для дорогих и редких позиций — фото до установки клиенту.
После этого запчасть видна в остатках, её можно зарезервировать или продать.
Резервирование под заказ-наряд
Это ключевая функция. Как только заказ-наряд создан и в него добавлены запчасти:
- остатки не уменьшаются (деталь ещё на полке);
- резерв увеличивается (её уже нельзя продать другому);
- доступно уменьшается (кладовщик видит, что можно отдавать).
При закрытии заказ-наряда запчасть списывается в расходы, прибыль считается с учётом себестоимости.
Инвентаризация
Даже при идеальном учёте раз в квартал проводите инвентаризацию:
- Закройте все активные операции.
- Пересчитайте позиции по ячейкам.
- Сравните с системой — расхождения должны быть объяснены.
- Зафиксируйте причины: брак, кража, ошибка оприходования.
Если расхождения повторяются на одних и тех же позициях — это сигнал к пересмотру процессов, а не к ужесточению контроля.
Чек-лист правильного склада
- Все позиции заведены в программу с артикулами и штрихкодами
- Заданы минимальные неснижаемые остатки для ходовых
- Каждое оприходование — через систему, не «в уме»
- Резервирование работает автоматически при создании заказ-наряда
- Списание — только через закрытие заказа
- Квартальная инвентаризация с актом расхождений
- Отчёт по неликвиду (позиции без движения больше 90 дней)
Итог
Склад в автосервисе — это не про подсчёт коробок, а про управление деньгами. Запчасть на полке — замороженные средства. Запчасть, которой не оказалось у клиента — потерянная выручка. Учёт превращает склад из проблемы в инструмент.
В Регламенте Онлайн склад запчастей — часть единой системы: заказ-наряд, резервирование, списание и аналитика по оборачиваемости работают вместе. Первые 7 дней — бесплатно, без карты. Попробовать или читать про тарифы.